Nedan finner du våra allmänna villkor för att hyra och använda lokaler, utrustning och våra tjänster. Om du tycker något är oklart, ta gärna kontakt med oss, så försöker vi hjälpa till.
Allmänna villkor för beställningar
Wisby Strand Congress & Event (ver. 5.0 2009-06-17)
Villkoren gäller under förutsättning att de bilagts bekräftelsen av beställningen eller att det på annat sätt överenskommits mellan parterna att dessa allmänna villkor skall gälla.
1. Definitioner mm.
Ett arrangemang är när lokaler tillhandahålls med eller utan logi och/eller förtäring, t.ex. för konferens, eller vid grupp- och festvånings-beställning. Beställare är den person - juridisk eller fysisk - som är betalningsskyldig för arrangemanget. Med leverantör avses den anläggning som levererar arrangemanget. Nedan kallat Wisby Strand. En beställnings värde är avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare och dag, samt priset för särskilt beställda tjänster. I lokalhyran ingår ordinarie konferensutrustning i enlighet med specificerad förteckning för respektive lokal. I kongresshallen, hel för 1 000 personer eller del för 600 personer, ingår befintlig fast monterad teknik samt en konferenstekniker och en konferensvärd.
Övrig teknisk utrustning mm. kan beställas och debiteras enligt offert eller gällande prislista.
2. Beställning
Beställning kan ske muntligt eller skriftligt. Wisby Strand skall bekräfta mottagandet av en beställning skriftligt. Beställaren skall utan dröjsmål returnera bekräftelsen undertecknad och därmed godkänd för att bokningen skall vara giltig.
3. Förskott & Betalning
Wisby Strand förbehåller sig rätten att begära förskottsbetalning motsvarande 25 procent på bekräftat belopp. Beloppet förfaller inom 10 dagar från fakturans datum. I de fall förskott tillämpas sker fakturering omgående efter bekräftad bokning. Erlägges ej förskottsbetalning inom avtalad tid är beställningen inte bindande för leverantören. Vid ev. avbeställning skall avräkning från förskottet ske med det belopp som beställaren eventuellt skall erlägga p g a sen avbeställning. Återstår därefter något belopp av förskottsbetalningen skall detta belopp, med avdrag för bankkostnader eller motsvarande, återbetalas inom sju dagar från avbeställningen. Skulle tvist om beställarens ersättningsskyldighet uppkomma, har Wisby Strand rätt att innehålla förskottsbetalningen upp till omtvistat belopp till dess ansvarsnämnden avgjort tvistefrågan.
Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen uppkomna kostnader. Om deltagarna skall betala något var för sig skall detta godkännas av Wisby Strand. Uteblir deltagare från beställd måltid medför detta inte rätt till nedsättning av
priset. Betalning skall erläggas mot faktura om inte annat avtalats. Beställaren skall erlägga full likvid inom 10 dagar från fakturadatum. Efter förfallo-dagen utgår dröjsmålsränta med referensräntan +8%. Vid all fakturering utgår fakturerings-avgift.
4. Särskilda önskemål vid beställning
Har beställaren särskilda önskemål gällande t.ex. specialkost, husdjur m.m. skall det framföras redan vid bokningstillfället. Detsamma gäller om beställaren kräver särskilda säkerhetsarrangemang.
5. Värdefull egendom
Om beställaren vill medtaga egendom av högt värde och förvara den i Wisby Strands förvarings-utrymmen, bagagerum eller värdeskåp, skall beställaren i god tid upplysa leverantören om detta. Vid stöld eller liknande är Wisby Strand ersätt-ningsskyldig endast om Wisby Strand genom skriftlig bekräftelse har åtagit sig att ansvara för egendomen.
6. Avbeställningar lokaler
Avbeställning skall ske skriftligt. Vid avbokning och förändringar av deltagarantal skall beställaren ersätta Wisby Strand enligt nedanstående:
Exklusivitet resp. Kongresshallen (1000-sal resp. 600-sal)
75 % lokalhyra vid avbokning 24-12 veckor före evenemangets startdatum.
100 % lokalhyra vid avbokning 12 veckor före evenemangets startdatum eller senare.
Övriga lokaler
75 % lokalhyra vid avbokning 8-4 veckor före evenemangets startdatum.
100 % lokalhyra vid avbokning 4 veckor före evenemangets startdatum eller senare.
7. Avbeställningar Måltider och drycker i samband med konferens
Avbeställning skall ske skriftligt. Vid avbokning och förändringar av deltagarantal skall beställaren ersätta Wisby Strand enligt nedanstående:
75 % av överenskommet pris debiteras vid avbokning 8 till 4 veckor före evenemangets startdatum.
100 % av överenskommet pris debiteras vid avbokning 4 veckor före evenemangets startdatum eller senare.
Minskning av deltagarantal vid måltider i samband med konferenser
Om minskning med maximalt 25% av avtalat deltagarantal meddelas senast 7 dagar före evenemangets genomförande medför detta ingen avbeställningsavgift utan priset nedsätts motsvarande minskningen. Om minskningen meddelas senare eller deltagare uteblir från måltider medför detta ej rätt till nedsättning av priset.
8. Festvåning/evenemang
Avbeställning skall ske skriftligt. Vid avbokning och förändringar av deltagarantal skall beställaren ersätta Wisby Strand enligt nedanstående:
75% av överenskommet pris debiteras vid avbokning 6 till 2 veckor före evenemangets startdatum
100% av överenskommet pris debiteras vid avbokning 2 veckor före evenemangets startdatum eller senare.
Minskning av deltagarantal vid måltider festvåning/evenemang
Om minskning med maximalt 25% av avtalat deltagarantal meddelas senast 14 dagar före evenemangets genomförande medför detta ingen avbeställningsavgift utan priset nedsätts motsvarande minskningen. Om minskningen meddelas senare eller deltagare uteblir från måltider medför detta ej rätt till nedsättning av priset.
9. Logi, avbeställning och minskning av deltagarantal mm
Avbeställning skall ske skriftligt. Vid avbokning och förändringar av deltagarantal skall beställaren ersätta Wisby Strand enligt nedanstående:
Justering av antalet deltagare kan i ental göras utan extra kostnad t o m kl. 12.00 dagen före första gästens ankomstdag. Senast 14 dagar före första gästens ankomstdag skall, om annat ej avtalats, beställaren överlämna förteckning över gäster med uppgift om rumsfördelning.
Om särskilda kostnader uppkommer till följd av beställningen skall dessa ersättas till fullo.
Högsäsong, perioden den 1 maj till och med den 30 september
Om hela eller delar av bokningen avbeställes av Wisby Strand/NT gäller följande:
-Upp till 12 veckor före ankomst kan 100 % av rummen avbeställas utan kostnad.
-Upp till 8 veckor före ankomst kan 50 % av kvarvarande rum avbeställas utan kostnad.
-Upp till 6 veckor före ankomst kan 35 % av kvarvarande rum avbeställas utan kostnad.
-Upp till 4 veckor före ankomst kan 25 % av kvarvarande rum avbeställas utan kostnad.
-Upp till 2 veckor före ankomst kan 10 % av kvarvarande rum avbeställas utan kostnad.
-Upp till 48 timmar före kl 12.00 ankomstdagen kan 5 % av kvarvarande rum avbeställas utan kostnad.
Lågsäsong, perioden den 1 oktober till och med den 30 april
Om hela eller delar av bokningen avbeställes av Wisby Strand/NMT gäller följande:
-Upp till 8 veckor före ankomst kan 100 % av kvarvarande rum avbeställas utan kostnad.
-Upp till 6 veckor före ankomst kan 50 % av kvarvarande rum avbeställas utan kostnad.
-Upp till 4 veckor före ankomst kan 35 % av kvarvarande rum avbeställas utan kostnad.
-Upp till 2 veckor före ankomst kan 25 % av kvarvarande rum avbeställas utan kostnad.
-Upp till 48 timmar före kl 12.00 ankomstdagen kan 5 % av kvarvarande rum avbeställas utan kostnad.
”För avbeställningar utom ovan angivna tider och procentsatser debiteras rumskostnaden för upp till två nätter och inga andra kostnader tillkommer. Debitering sker dock endast om Hotellet inte lyckas sälja de avbeställda rummen till annan gäst.”
Gäst som vill förkorta sin ursprungliga bokningsperiod
Hotellet förbehåller sig rätten att fakturera för samtliga nätter som bokats vid ankomst, om utcheckning sker före angivet datum. Hotellet ska reglera eventuellt uppkomna kostnader direkt med respektive gäst vid avresa.
Garanti eller gästförskott
Hotellet förbehåller sig rätten till garanti från gäst i form av kreditkortsuppgifter eller liknande i samband med incheckning.
Överlåtelse
Beställaren äger ej rätt att utan Wisby Strands skriftliga godkännande helt eller delvis överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal.
10. Reservation för prisändringar
Om kostnaden för leverans enligt beställningen ökar till följd av höjda skatter, devalvering, myndigheters beslut eller därmed jämförbara omständigheter är Wisby Strand berättigad att ta ut pristillägg som motsvarar kostnadsökningen. Vill leverantören reservera sig för prishöjningar av andra skäl än vad som anges ovan, skall Wisby Strand vid bokningstillfället tydligt informera om att prisförändringar kan komma att ske. Wisby Strand skall dock omgående informera beställaren när pristillägg sker.
11. Force majeure
I händelse av strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig eller liknande krigstillstånd, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför Wisby Strands kontroll, berättigar detta Wisby Strand att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd.
12. Ansvar för egendom/vållande av skada
Wisby Strand har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i hotellrum eller i Wisby Strands lokaler. Skulle det visa sig att Wisby Strand eller dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt eller på annat sätt haft skuld i att egendom förkommit eller skadats, ansvarar Wisby Strand för den förkomna/ skadade egendomen. Wisby Strand ansvarar också för egendom som förvaras i av leverantören låst förvaringsutrymme, om inte egendomen är av särskilt högt värde (se punkten 5). Beställaren är å sin sida ansvarig för skada som denne själv eller dess deltagare genom försummelse vållar Wisby Strand.
Wisby Strands inventarier är försäkrade i enlighet med normala försäkringsvillkor. Hyresgästen förbinder sig enligt följande:
- dels att följa myndigheternas krav att ej belasta förhyrda utrymmen med fler besökare än vad utrymningsvägar och myndigheternas krav medger.
- dels att väl vårda förhyrda utrymmen samt tillse att utrymmena lämnas i samma skick som vid anspråkstagandet.
Skador förorsakade av hyresgästen och / eller dennes besökare skall ersättas av hyresgästen.
13. Tvister
För att lösa eventuella tvister eller oklarheter står SHRs ansvarsnämnd till parternas förfogande. SHRs medlemsföretag har förbundit sig att efterfölja ansvarsnämndens beslut.
(Ovanstående villkor kan komma att förändras utan varsel. Villkoren på denna sida är inte juridiskt bindande för Wisby Strand. Bindande villkor tecknas i samband med order.)
